Cuando Jason Sophian se unió al desarrollador de API (Application Programming Interface) de comunicaciones Nylas en 2021, la empresa se estaba preparando para volverse completamente remota. Sophian, directora de comunicaciones de la empresa, afirma que contar con las herramientas adecuadas para permitir la colaboración entre ubicaciones y zonas horarias fue clave para realizar la transición de sus 150 empleados aproximadamente.
«Cada equipo había estado usando sus propios sistemas…era necesario que definamos claramente qué herramientas y qué canales utilizar por motivos específicos»
A medida que los equipos híbridos adaptan los flujos de trabajo y los procesos a la forma en que trabajamos hoy (esencialmente reinventando la colaboración en el lugar de trabajo mediante prueba y error), existe una amplia gama de herramientas para elegir. Como la mayoría de los equipos híbridos y remotos, Nylas usa correo electrónico, Zoom, Teams y Slack, pero eso es solo el comienzo.
Una investigación de la plataforma profesional Zippia encontró que los empleados que colaboran en el trabajo y tienen acceso a herramientas de colaboración digital están un 17% más satisfechos con su trabajo y su cultura laboral.
Recrear la energía, la eficiencia y la productividad de la colaboración en persona requiere una variedad de herramientas diseñadas para propósitos específicos, desde la lluvia de ideas hasta la revisión.
«Es una combinación de tener las herramientas y entender cómo y cuándo usarlas»
– agrega Sophian –
Estas herramientas ayudan a los empleados en diferentes roles, ubicaciones y zonas horarias a trabajar juntos de forma que permitan una interacción asincrónica o en tiempo real con colegas, que se sienta natural y colaborativa, también están teniendo un impacto en cómo se sienten los empleados con respecto al trabajo. Y no sólo hacen posible la colaboración a través del tiempo y la distancia, sino que en muchos sentidos son más eficientes que nunca. Muchos están incorporando tecnología como la IA para ayudar a organizar la información con mayor claridad, generar ideas más rápido y desbloquear nuevas formas de compartir y contribuir.
Desde espacios de trabajo visuales hasta presentaciones virtuales, acá hay algunas herramientas sugeridas para ayudar a los equipos dispersos a hacer su mejor trabajo juntos.
“La oficina fue el denominador común de todos los años anteriores. Ahora tienen que ser las herramientas donde se una el trabajo”.
– Sid Van Wijk, director del Global Miro Discovery Center
- 5 Formas en las que las herramientas digitales pueden mantener a tu equipo híbrido funcionando.
1. Lluvia de ideas grupal: Un encuentro virtual de mentes
Cuando los empleados trabajaban en el mismo espacio físico, una lluvia de ideas rápida normalmente solo requiere una sala y una pizarra, pero para los equipos híbridos, facilitar sesiones de estrategia grupal puede ser más fácil, gracias a plataformas de colaboración digital como Miro.
Según un estudio reciente de Forbes, los trabajadores dedican unas 20 horas a la semana a utilizar herramientas de comunicación digital y, como resultado, casi la mitad se siente más conectada con sus equipos.
Estos espacios de trabajo visuales colaborativos ofrecen una variedad de características útiles para permitir que los equipos multifuncionales trabajen sin problemas y colaboren de manera eficiente (desde notas autoadhesivas y pizarras blancas hasta diagramas y gifs) que facilitan una lluvia de ideas más inclusiva y atractiva, ya sea total o parcialmente en línea.
HP anunció que sus clientes comerciales pueden activar una prueba gratuita de 3 meses en cualquier plan Miro en sus computadoras y estaciones de trabajo, para que los empleados híbridos estén equipados para colaborar desde el primer momento.
“Cuando se comparte contenido en una videoconferencia,
eres una pequeña miniatura”
— Dice Sid Van Wijk, quien dirige el Global Miro Discovery Center, un centro de información ejecutiva y espacio de exhibición en Ámsterdam.
«Nuestras diapositivas provocan la colaboración»,
«Mientras presento una diapositiva, las personas en casa pueden agregar notas autoadhesivas o comentarios que todos pueden ver en la pantalla, por lo que les brindamos una voz más fuerte».
— agrega Van Wijk.
Además, señala que este enfoque más colaborativo también anima a las personas que quizás no se sientan cómodas levantando la mano a encontrar otras formas de hacer contribuciones significativas a la conversación. Y, agregar herramientas visuales para documentar las ideas a medida que fluyen, puede ayudar a mantener al grupo encaminado, como las que aparecen en Trello, Ayoa Ultimate o Stormboard .
2. Presentaciones de clientes: Atraer a una audiencia en la pantalla
Recorrimos un largo camino desde el retroproyector y las diapositivas con mucho texto. Hay plataformas de presentaciones virtuales como Prezi, Visme y Pitcherific que dan vida a las presentaciones de nuevas maneras; tanto en cómo se construyen y desarrollan como en cómo, en última instancia, se comparten y presentan. Facilitan la creación y el intercambio de presentaciones atractivas mediante plantillas pre formateadas que pueden incluir vídeos, visualizaciones de datos interactivas e imágenes. Algunos incluyen nuevas tecnologías de inteligencia artificial para ayudar a los usuarios a contar mejor sus historias sugiriendo diapositivas, imágenes y narrativas.
«Si necesito hacer una presentación, le explicaré a la IA lo que quiero y ella me dará una buena estructura a partir de la cual puedo trabajar»
«Esto me ahorra horas y mejora mi presentación»
— Dice Van Wijk.
3. Gestión de proyectos: Cada detalle, donde todos puedan verlo
Gestionar las partes de un proyecto grande puede resultar difícil cuando los contribuyentes están dispersos. Nuevas herramientas y plataformas como Notion, Wrike y Asana hicieron que sea mucho más fácil organizar tareas y realizar un seguimiento del progreso entre equipos. Asignar tareas a colaboradores específicos con plazos claros y darle a cada uno todos los recursos que necesita para realizar el trabajo es lo que funciona. Los miembros del equipo también pueden mover su pieza del rompecabezas a lo largo de varias etapas de desarrollo y obtener visibilidad instantánea del progreso de los demás, incluidas alertas que permiten a cada colaborador saber cuándo es el momento de intervenir.
«El uso de las herramientas híbridas adecuadas realmente puede ayudar a su equipo a trabajar de manera más inteligente. Estas herramientas pueden ayudar a las personas a gestionar mejor no sólo su trabajo, sino también el flujo de su día»
— Dice Toni Frana, experto en trabajos remotos FlexJobs .
4. Diseño, marketing y desarrollo de productos: Colaboración creativa en tiempo real
Dar vida a una idea es un proceso colaborativo que requiere una variedad de herramientas para ayudar a los equipos a desarrollar logotipos originales, diseño y disposición de páginas, imágenes, videos, herramientas, contenido digital, y mucho más. Plataformas como Marvel y Figma permiten a los usuarios construir a partir de plantillas ya preparadas, crear y probar prototipos, colaborar de forma remota en productos digitales como aplicaciones y sitios web.
Anteriormente, crear un logotipo o un gráfico de marca requería un alto grado de habilidades técnicas y cierta comprensión de los principios básicos de diseño. Ahora, las funciones impulsadas por IA permiten a los usuarios de cualquier nivel de habilidad encontrar exactamente lo que buscan crear y obtener diseños originales generados automáticamente y activos de marca a juego.
Sophian, de Nylas, comenta que su equipo utiliza varias de estas herramientas hoy en día y espera ver cómo seguirán mejorando.
«Estamos analizando cómo se puede incorporar la IA generativa a las herramientas que utilizamos para mejorar la productividad individual y acortar la distancia entre la ideación y la ejecución»
— Afirma. Sophian
5. Edición y revisión: mejorar la escritura en el acto.
Las oportunidades para revisiones en persona de contenido escrito son menos frecuentes, por lo que las soluciones digitales como Grammarly, ProWritingAid y Scribens son útiles para mejorar la redacción, agilizar la producción de contenido y ayudar a los equipos a desarrollar habilidades a lo largo del camino.
Con nuevas capacidades de IA generativa, herramientas como GrammarlyGO pueden ir más allá de identificar errores para ayudar a las personas a generar ideas y redactar un primer borrador.
«Veo a la IA como un colega con el que puedes discutir, impulsar ideas y eliminar el bloqueo del escritor»
— Dice Van Wijk.
El futuro de la tecnología de colaboración digital
Van Wijk realizó recientemente una presentación para una audiencia de 300 personas, a las que invitó a todos a agregar notas autoadhesivas virtuales a su pizarra digital Miro mientras hablaba.
«La IA puede resumir esas notas adhesivas y hacer un análisis de sentimiento para poder obtener la voz de la audiencia en segundos, y como orador puedo hacer
mucho con eso. Esa no es sólo una nueva forma de presentar, sino también una nueva forma de digerir la información».
— Dice Van Wijk.
A medida que más equipos utilicen estas herramientas, surgirán nuevas formas de aprovechar al máximo sus capacidades y nuevas funciones seguirán desbloqueando aún más eficiencia e innovación para los equipos híbridos.
«La oficina fue el denominador común de todos los años anteriores»
«Ahora tienen que ser las herramientas donde se una el trabajo»
— Afirma Van Wijk.
