- ¿Te acordas de las reuniones en la oficina?
Desde reuniones iniciales hasta sesiones informativas, desde reuniones presenciales hasta actualizaciones de estado, las reuniones fueron durante mucho tiempo el ritmo de la cultura de la oficina.
En un estudio de mercado:
- más del 35% de los encuestados dijeron que pierden de dos a cinco horas cada día en reuniones, sin obtener nada a cambio.
- Y, el 92% de los empleados dijeron que las reuniones les resultaban costosas e improductivas.
“Mi creencia personal es que hay cosas que sólo pueden pasar cuando estás cara a cara, cuando necesitas esta energía creativa”
— afirma Carles Farre, director global de servicios y soluciones de impresión de HP.
“Si podes estar en la misma mesa durante unas horas, entonces ese tiempo debería dedicarse a discutir, escribir en la pizarra y colaborar. Por eso la oficina sigue siendo muy relevante para reunirse en persona”.
Estas son algunas preguntas y consideraciones que se deben tener en cuenta al diseñar reuniones que brinden a los empleados una experiencia valiosa que haga que el viaje valga la pena..
- ¿Puede ser esta reunión un correo electrónico?
Según un estudio realizado por la empresa de software de calendario Reclaim.ai, el empleado promedio pasaba alrededor de 14 horas en reuniones cada semana antes de la pandemia. Ahora, eso aumentó a 21,5 horas por semana, ya que los gerentes intentan mantenerse conectados con los empleados que trabajan de forma remota. Otro estudio de Microsoft encontró que desde febrero de 2020, las reuniones semanales aumentaron un 252% .
La decisión inicial no es si celebrar la reunión en persona o de forma remota, sino si celebrarla o no. Si el objetivo es compartir información, ¿podría un correo electrónico o un chat rápido de Slack funcionar?
Si la información es confidencial una reunión en persona puede ser el camino a seguir. De manera similar, si se busca obtener la opinión de todos una reunión fomenta la conversación más que un hilo de correo electrónico.
Emily Parks, consultora de productividad, autora y fundadora de Organize for Success, dice que las reuniones en persona se sienten más valiosas cuando el foco es la interacción, la resolución de problemas o la capacitación. “Creo que la mayoría de las personas se desconectan o se involucran menos cuando se dan cuenta de que los líderes están brindando actualizaciones”, dice. «Si te concentras en la lluvia de ideas o la toma de decisiones, generas mayor anticipación, participación y compromiso».
- ¿Tiene que ser en persona si no puede ser un correo electrónico?
Para los empleados remotos o híbridos, asistir a una reunión presencial significa tener en cuenta el desplazamiento, el tiempo fuera de las tareas del proyecto y luchar para organizar el cuidado de los miembros de la familia.
En tiempo, esfuerzo y dinero, a los empleados remotos e híbridos les cuesta más venir a la oficina que iniciar sesión en una videollamada, por lo que la reunión en sí debería ofrecer más valor del que obtienen al unirse desde casa.
Sandra Moran, directora de innovación de Workforce Software, señala que un claro beneficio de las reuniones en persona es que:
“… las personas tienden a alimentarse de la energía de los demás y se sienten más cómodas participando, puede hacer que las reuniones sean más emocionantes y satisfactorias. para los empleados”
“La oportunidad de incluir más ideas de más personas se logra mediante la interacción en persona, las conversaciones paralelas y los intercambios informales en el camino hacia y desde la reunión”,
«Eso es difícil de recrear únicamente en línea».
— agrega Sandra Moran.
- ¿Quién necesita estar ahí?
Park aconseja recordar la Regla del 7: Una vez que se superan los siete asistentes, la calidad disminuye en un 10% por cada invitado adicional.
“Cuando asiste más gente es muy fácil caer en un agujero de conejo y distraerse”
— dice Park.
Parks sugiere revisar el propósito de la reunión al decidir a quién invitar.
“Si estás resolviendo un problema o tomando una decisión, ¿tenes personas en la reunión que puedan hacerlo? Si se está realizando una lluvia de ideas, ¿tenes personas con el conocimiento y la experiencia adecuada? Si estás entrenando, ¿quién puede beneficiarse de esta información para ponerla en juego?”
Recordá que aunque la reunión sea en la oficina, es posible que algunos miembros del equipo tengan que asistir de forma remota por su ubicación u otros compromisos. Asegúrate de configurar y probar la tecnología de reuniones en la sala, como cámaras web, micrófonos y monitores, para que todos los participantes puedan ver, oír y participar.
- ¿Cuándo comienza y termina la reunión?
En un entorno híbrido, las horas de inicio y finalización adquieren un nuevo significado, especialmente para los empleados que llegan solo para el evento. Las reuniones tradicionalmente comienzan a la hora en punto, pero puede tener sentido programar la reunión para que comience 10 o 15 minutos más tarde.
Además:
- establece la hora de finalización de la reunión para que los empleados comprendan el compromiso de tiempo.
- configura un cronómetro si es necesario para evitar que se atropelle.
- programa una reunión de seguimiento o envía un correo electrónico si se requiere más discusión.
- ¿De qué se tratará la reunión?
Es importante tener una agenda clara que explique el propósito de la reunión, dice Parks. Explica cómo deben prepararse las personas y cuáles son los roles y responsabilidades de cada uno, y asegúrate de que todos comprendan el resultado deseado.
Craig Coffey, coach ejecutivo y fundador de Way Maker Leadership, dice que establecer convenciones para títulos claros de las reuniones puede ayudar a los asistentes a comprender qué esperar.
“La ‘lluvia de ideas’ indica participación activa: todas las ideas son bienvenidas”, “’Debrief’ implica compartir información. “El taller conlleva aprendizaje y desarrollo”
– explica Craig Coffey
- ¿Cómo participará la gente en la reunión?
Utiliza elementos físicos, como pizarras, notas adhesivas o impresiones en paredes y mesas. Ofrece bebidas o el almuerzo y comenzá con actividades para romper el hielo y fomentar las conexiones sociales. Siempre que sea posible, dale a las personas la oportunidad de moverse e interactuar con sus colegas dividiéndose en grupos más pequeños para colaborar y volver a reunirse para compartir su trabajo.
Peter Robert, director ejecutivo de Expert Computer Solutions, dice que es importante tener en cuenta por qué la gente prefiere las reuniones remotas cuando se diseñan experiencias en persona.
«Aparte del hecho de que se pueden atender desde la mesa del comedor, son informales» – dice Peter Robert.
“ Mantene tus reuniones en persona informales. Cuando una reunión se complica, es mucho más fácil perdonar cuando estás remoto y podes cambiar a otra pestaña y trabajar en algo más urgente. Cuando estás atrapado en una habitación, puede parecer una eternidad”.
- ¿Qué pasa cuando todos vuelven a sus escritorios?
Después de cualquier reunión, pero particularmente después de una reunión híbrida, asegúrate de enviar un correo electrónico a todos los que asistieron con resultados claros y los próximos pasos, para que todos estén de acuerdo sobre cómo seguir. Solicitá comentarios a los asistentes y luego aplícalos para mejorar la próxima reunión.
Ese tipo de comunicación clara no sólo puede evitar la confusión, sino que también puede ayudar a recordar a las personas lo que pudieron lograr en persona y dejarlas esperando con ansias su próxima oportunidad en persona.
